黃師傅是一間小型工程公司的創辦人，為南區的住宅大廈提供維修服務十多年，深受街坊愛戴。三行五金是他的強項，但公司合規卻不在行。所以他一直都倚靠秘書公司，為他打理有關公司合規的大小事務。
最近，他收到秘書公司的通知，說來年的服務費要稍微提升，以反映遵循新的法規而增加的工作量。例如，新的《公司條例》要求公司備存重要控制人登記冊。
黃師傅向做冷氣工程做到上市的同鄉打探口風，得悉對方沒有這個登記冊。所以他滿腹疑竇，連上市公司都不用備存這個登記冊，為何他這間小公司卻要呢？
《2018年公司（修訂）條例》
根據《2018年公司（修訂）條例》，所有在香港成立為法團的公司（上市公司除外）均須識別及確定對其有重大控制權的人及備存重要控制人登記冊，以供執法人員查閱。
重要控制人
公司的重要控制人可以是自然人，亦可以是法律實體。
如果某人符合下述五個條件中的任何一個，即對公司有重大控制權：
該人直接或間接持有該公司25%以上的已發行股份；或如該公司沒有股本，該人直接或間接持有分攤該公司25%以上的資本或分享該公司25%以上的利潤的權利；
該人直接或間接持有該公司25%以上的表決權；
該人直接或間接持有委任或罷免該公司董事局的過半數董事的權利；
該人有權利或實際上對該公司發揮或行使重大影響力或控制；
該人有權利或實際上對某信託或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制，而該信託或商號並不是法人，但該信託的受託人或商號的成員，就該公司而言符合首四個條件中的任何一個條件。
如何確定重要控制人
根據指引，公司須採取合理步驟識別其重要控制人。合理步驟包括但不限於以下例子：
檢視所有可供查閱的文件及資料，例如公司的成員登記冊、組織章程細則、股東協議等；
審視個人、法律實體及信託或商號在公司持有的利益；
審視是否有證據顯示存在共同安排，或是否有證據顯示有不同方式持有而最終由同一人控制的權利。
如果採取了所有合理步驟後，仍未能識別重要控制人，可聯絡公司註冊處以尋求協助。
指定代表
每間公司須指定最少一名人士為公司代表，以就公司的重要控制人登記冊有關事宜向執法人員提供協助。
至於指定代表，須要由以下任何一類人士擔任：該公司的股東、董事或僱員，而且必須是居於香港的自然人；或會計專業人士、法律專業人士或信託或公司服務持牌人。
執法人員
當執法人員執行關乎防止、偵測或調查洗錢或恐怖分子資金籌集的職能時，公司須提供重要控制人登記冊，讓有關執法人員查閱、複製或複印。
執法人員包括：公司註冊處、海關、金管局、警務處、入境處、稅務局、保險業監管局、廉署及證監會。
如何準備
這項修訂看似簡單，然而當中不乏需要作出判斷的情況，如識別重要控制人、何時須登記更改等。
請注意，公司有責任遵從重要控制人登記冊的新規定。如未有履行責任，公司及其每名責任人會被處罰。
另外，公司註冊處亦出版了《公司備存重要控制人登記冊指引》予公眾查閱，建議詳細閱讀。
如果你有解決不了的公司合規問題，不妨留言給我，我會盡量回覆。
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