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在《董事有什麼責任?(上)》一文中提及,公司董事的責任源自公司章程、法庭判例和法規等。如果該董事沒履行其董事責任,或須負上民事或刑事責任,亦可能會被取消擔任董事的資格。
董事責任的一般原則大致有十一項,以下會為讀者詳細說明每一項原則的意義。
原則 1:有責任真誠地以公司的整體利益為前提行事
這項原則的重點是「真誠」和「整體利益」,董事履行責任時,須考慮現時及未來股東的利益,達致的結果需要對公司各成員公平。
舉例,擔任藥房董事的A先生為了提升業績,從而獲得豐厚的花紅,決定向旅行社的董事提供秘密佣金,佣金相當於旅行團在店內消費總額的三成。
董事A的做法無疑飲鴆止渴,為了提升公司業績,不惜放棄個人誠信和公司的長遠發展,進行賄賂,明顯並非以公司的整體利益為前提行事。
原則 2:有責任為公司成員的整體利益並為適當目的使用權力
這項原則的重點是「整體利益」及「適當目的」,董事行使權力的基本目的必須是為了公司的利益。如果被發現是出於私利,就算董事真誠地行事,仍違反此項原則。
承接提供秘密佣金的例子,董事A為了獲得豐厚年終花紅而行賄,窒礙公司長遠的發展。這個做法明顯對公司整體利益不利,而且動機亦是為了自己的花紅,明顯有違原則2。
原則 3:有責任不轉授權力(經正式授權者除外),並有責任作出獨立判斷
除非公司章程或決議認可,否則董事不得轉授其權力。
舉例,董事A在周年晚宴盡興而歸,第二天覺得自己宿醉未醒,便指派秘書代其進行公司會議,並簽署會議紀錄。
董事A明顯違反了此項原則,在未得到公司章程或決議認可,便任意委派公司職員代其行事。
原則 4:有責任以應有的謹慎、技巧及努力行事
《公司條例》第465條規定,公司董事必須以合理的謹慎、技巧及努力行事。
舉例,擔任飲食集團董事的B先生聽說交易大豆期貨,可以獲得大額利潤。為了幫助公司賺取豐厚回報,董事B決定以公司開立交易戶口,並隨即以公司資金進行大豆期貨交易。
董事B從未試過進行期貨交易,本身便不具備相關知識。此外,進行期貨交易亦非公司本身的業務。在此例子中,董事B並未以應有的謹慎行事。
原則 5:有責任避免個人利益與公司利益發生衝突
舉例,擔任飲食集團董事的B先生聘用了一間工程公司,為旗下的餐廳進行翻新。該工程公司的唯一擁有人便是董事B,而且董事B並無申報與該工程公司的關係。
董事B明顯違反了這項原則。
原則 6:有責任不進行有利益關係的交易,但符合法律規定者除外
董事如在任何交易中擁有重大利益,而訂立交易的其中一方是或可能是該公司,該董事便須履行某些責任,如就該等交易進行披露。在某些情況下,公司章程可就擬進行的交易訂明取得董事或成員批准的程序。
換句話說,擔任公司的董事仍有機會與公司進行有利益的關係,只是事前須得到批准,並將有關利益披露。
原則 7:有責任不利用董事職位謀取利益
簡單來說,董事不可以權謀私。
舉例,擔任酒店集團董事的C先生得知旗下某一總統套房空置,便向前台表明身份,然後邀請朋友在總統套房舉行派對,明顯違反了此項原則。
原則 8:有責任不將公司的財產或資料作未經授權的用途
董事不得使用公司的財產或資料,或任何藉董事職位而知悉公司得到的業務機會,除非已在公司大會上披露有關使用冺利益,且獲得公司同意。
原則 9:有責任不接受第三者因該董事的職位而給予該董事的個人利益
原則7是董事不可主動地以權謀私,原則9則是董事不可被動地以權謀私。如有人給予該董事任何利益,該董事都不可接受。
原則 10:有責任遵守公司的章程及決議
這項原則我沒有補充。
原則 11:備存妥善會計紀錄的責任
董事必須採取一切合理步驟,確保公司備存足以顯示及解釋公司交易的會計紀錄,而且該等紀錄亦須以合理的準確度披露公司的財務狀況及表現。
為免違反《公司(清盤及雜項條文)條例》第275條關於欺詐營商的規定,董事不得在明知沒有合理布望可避免無力償債的情況下,容許公司獲取進一步信貸。
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